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Programa de Cobranza

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Hola a todos, en estos tiempos muchas empresas en especial las comerciales, resulta de gran importancia tener mayores controles de sus principales activos, en esta ocasion hablaremos sobre la inverción en cuentas por cobrar a nuestros clientes, un buen control incluye un programa de cobranza, aqui les dejo estas recomendaciones:

Para iniciar un programa de cobranza primero se deberá de llevar un control de las ventas a crédito, para lo cual se llenará el formato del mismo nombre:

En la columna de “Clave” existen dos opciones para su llenado:

a) V (ventas a crédito).
b) P ( pago o abono a su adeudo).

Políticas:

Para antes de otorgar crédito
Se deberá de llevar un expediente por cliente.
No se deberá de otorgar crédito a personas que compren en el negocio por primera vez ó cuando no se tenga ninguna referencia, aunque esta sea verbal, de su persona.
A las personas que se les otorgue crédito, se les deberá de aclarar los plazos de pago.
Si se decide otorgarle crédito a alguna persona y ésta no paga en el plazo estipulado, se le dejara de otorgar crédito hasta que abone el 50% de su adeudo o lo liquide.

Para el seguimiento de clientes
Mensualmente se deberá de revisar el Control de Ventas a Crédito para conocer el comportamiento de los clientes, en este análisis se puede identificar a los clientes puntuales y a los morosos, incentivando a los puntuales con algún obsequio ó descuento y recortando el crédito a los morosos.

Cuando una persona llegue y compre mercancía a crédito, se deberá de registrar en la columna de Clave la letra “V”, la fecha y el importe en que se realiza la operación.

Cuando ese cliente pase a abonar o pagar su adeudo, primero se deberá de proporcionarle el total de su adeudo, después se registrara con la clave “P” el importe que se paga, posteriormente al adeudo se le resta el pago y se registra el nuevo saldo.

Como ya se mencionó, es muy importante revisar el Control de Ventas a crédito, a fin de analizar:

1. El comportamiento de pago de los clientes (cuantos días se tardan en pagar su adeudo).
2. Hasta que monto es conveniente dar crédito, en base al punto anterior.
3. Identificar los clientes cumplidos y a los morosos.

Es conveniente clasificar la cartera de clientes en grupos y de la clasificación dependerán las acciones que se deben emprender basándose en lo siguiente:

1. Clientes que malinterpretan las condiciones de venta. Estos clientes no ofrecen ningún problema real de cobro porque honestamente hubo un malentendido, aquí solamente basta con darles una explicación de las condiciones de venta para que a cambio se reciba un pago puntual.

2. Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia. Un recordatorio de que la cuenta se ha vencido es todo lo que se necesita para los clientes de este grupo.

3. Clientes que temporalmente se atrasan pero que casi siempre pagan a tiempo. Estos clientes pagan a tiempo cuando las fechas vencidas de las cuentas del acreedor coinciden con el auge de temporada de su propio negocio y hacen esperar al acreedor cuando estos períodos no coinciden la política general del acreedor es indulgente, pero debe mantener una cobranza continua sobre el cliente.

4. Clientes que temporalmente se atrasan por las condiciones locales del negocio. (huelgas, desastres naturales, etc.) En estos casos la política de cobro del acreedor es indulgente en términos comparativos y espera hasta que el deudor tenga para sobreponerse a su incapacidad temporal de pagar.

5. Clientes que siempre se atrasan. Estos son los que fuerzan demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales, o no son compradores deficientes, reduciendo así su capital operativo disponible. El encargado de la cobranza debe adoptar una política firme con estos deudores, aun a riesgo de perderlos como clientes.

6. Clientes que están al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes. La empresa no tiene otra alternativa que usar métodos drásticos de cobranza, si no puede cobrar mediante letra de cambio, coloca inmediato la cuenta en manos de un abogado de cobranzas.

Evaluación de la función crediticia.

a) Presupuesto de cobranzas. Este presupuesto muestra al encargado la cobranza a alcanzar, permitiéndole comparar el real con lo presupuestado.

b) Análisis de los saldos por antigüedad. Es muy importante que la empresa cuente con una relación de clientes por antigüedad de saldos, porque tendrá conocimientos de aquellas cuentas que están fuera de política, o sea cuentas que se encuentran vencidas y que de alguna manera tratará de agilizar el cobro de las mismas.

c) Análisis de rotación de la cartera. Es una técnica más con que cuenta la empresa para la evaluación de la función crediticia, que consiste en obtener la rotación de las cuentas por cobrar dividiendo las ventas anuales entre el promedio mensual de cuentas por cobrar, lo cual da como resultado el número de veces que las cuentas por cobrar rotan durante el año.

Para los clientes morosos

1. Se les deberá de suspender el crédito si no pagan en los tiempos establecidos.
2. Se deberá de negociar con los clientes morosos la forma de pago (semanal, quincenal, mensual).
3. Se deberá de escribir mensualmente una lista de clientes morosos y pegarla en el negocio.

 
¿Consideras importante esta función? Que acciones realiza tu departamento de crédito y cobranza, o mejor pregunto, ¿tienes en tu negocio alguien que realice estas funciones? Aqui tienes las situaciones que debes cuidar como mínimo y si tienes otras ideas, compartelas con nosotros. Gracias.

Como opción en el mercado, queremos ser la mejor alternativa para usted, como equipo de trabajo, nos comprometemos a: -Superar sus expectativas -Ser la mejor opción de desarrollo -Buscar la excelencia en todos los servicios.