ELABORA TU MANUAL DE COMPRAS

COMO ELABORAR UN MANUAL DE COMPRAS

El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras.

El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organización del área de Compras así como la definición de las operaciones de la misma. Por esta razón el contenido del manual de Compras no se opondrá al manual general establecido en la empresa y así se someterá a sus disposiciones generales.

Dentro del manual de Compras en la industria, se ha deseado incluir en un volumen central todos aquellos aspectos inherentes a la organización y operación del área, dividiendo por capítulos aquellos aspectos que podrían ser susceptibles de separación en otros manuales, tales como los de organización, los de políticas, de operación, de procedimientos, etc. Siendo esta separación o concentración únicamente de forma y por lo mismo acorde con los criterios que prevalezcan en los diferentes casos.

La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operación, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las políticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve además de medio coordinador entre las diversas áreas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carácter rutinario.

Integración del manual de Compras

El manual de compras estará integrado por los capítulos siguientes:
1. Introducción.

2. Contenido.

3. Índice.

4. Organización.

5. Políticas.

6. Procedimientos.

7. Instrucciones técnicas.

8. Circulares y/o boletines.

Introducción

En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización y operación de compras.

Contenido.

Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos con una alocución de lo que consistirá cada uno de los aspectos que comprenderá.

En este capítulo se incluirán también instrucciones técnicas relativas al manejo del manual en cuanto a codificaciones que identifiquen en las publicaciones la forma de sustituir hojas intercambiables, etc., además del formato o secuencia adoptado para la elaboración de las publicaciones. El orden o formato que deberá contener cada publicación será.

• Antecedentes o referencia.
• Objetivos.
• Áreas afectadas de compras.
• Definición de términos.
• Resumen.
• Responsabilidad de las áreas involucradas.
• Desarrollo o trámite.
• Anexos.

En algunos casos por la índole de la información a publicar no será posible apegarse a este orden, pero en términos generales las publicaciones atenderán esa secuencia como medida de información para conseguir la uniformidad.

El manual estará presentado en carpetas, así como por sistema de hojas sustituibles o intercambiables y con separadores de fácil identificación.

Índice.

Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración particular. La ventaja del índice permite una rápida localización de la publicación deseada.

Organización.

Esta sección comprende toda la información relativa a los lineamientos integrantes de la misma, tales como cuadros de organización (general y en particular de la gerencia), descripción de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia.

Los principales puestos son:

Gerente de Compras
Comprador
Activadores
Asistente administrativo
Analista de proveedores

(Si te interesa el tema, le puedo dar más detalles de los puestos)

Políticas

La sección de políticas está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la gerencia en las que en algunos casos serán preparadas en coordinación con los representantes de las áreas que integran la misma gerencia.

Procedimientos

En esta división serán incluidos todos los procedimientos originados en la misma área de Compras. Los procedimientos representan el aspecto más abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.

Instrucciones técnicas

Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren métodos de operación y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área o parte específica.

Circulares y boletines

Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con otros departamentos o áreas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares.

En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditación en las operaciones contractuales.

Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que así se requiera.

Y tú, ¿ya tienes tu manual de compras?