Si siente que tiene demasiado por hacer y no suficiente tiempo, entonces es importante echar una ojeada a sus hábitos y su forma de gerenciar su tiempo.

Si usted quiere prestar más atención a su productividad, planifique su tiempo para asegurarse de que está centrado en las cosas necesarias y que está utilizando su tiempo lo más eficazmente posible. Apenas le tomará 10 minutos cada día para ordenar sus tareas y acciones para el día.

Marque prioridades. Cuando tiene que hacer demasiadas cosas, no espere hacerlas todas. Haga el mejor uso de su tiempo centrándose en la que sea más importante. Organice las tareas y las acciones por orden de prioridad. Consiga que las tareas prioritarias queden hechas primero y rompa algunas tareas grandes en varias más pequeñas. Si usted está trabajando casi siempre en “tareas urgentes”, descubra por qué. ¿Qué causa la urgencia?

Seguramente necesita y puede delegar. Escoja las tareas que realmente son suyas, que ningún otro puede hacer, y delegue tareas más cotidianas. Puede incluso que el delegado haga esas tareas más deprisa, más fácilmente y mejor.  Si con la delegación gana tiempo, usted liberará espacio para vigilar mejor su negocio.

Evite ser distraído o interrumpido por llamadas de teléfono o gente parándose en su oficina sin una cita. Procure establecer cita previa para sus reuniones, esto evitará el gota-gota improvisado y si es posible, ponga un límite de tiempo.

Aprenda a decir No! Consiga un mejor control de su tiempo diciendo No. Si usted dice a todo que sí, terminará el trabajo tarde y no tendrá ninguna hora libre. Terminará completamente sobrecargado. No diga sí inmediatamente, especialmente cuando no sepa el tiempo que le va tomar. Encuentre la manera cortés de decir no sin ser áspero. Dé una razón sin necesidad de entrar en una explicación muy larga.

Maneje sus emails. El email puede ser una de las distracciones que drene más tiempo, particularmente si usted está constantemente comprobando sus entradas. A menos que sean una parte crítica de su trabajo, raramente necesitan ser respondidas inmediatamente. Compruebe sus emails solamente dos o tres veces al día. Para leer y responder a los emails, dedique un par de franjas horarias para hacerlo.

Si usted pasa el tiempo que trabaja con otra gente, colaboradores, visitas, procure hacerlo siempre cuando le vaya mejor. No deje que lo demás le metan presión.

No deje las cosas para última hora.

Mucha gente tiene tendencia a la demora. Si la tarea vale la pena hacerla, no la postergue o la deje. Hágala más pronto que tarde.

Rompa sus tareas más grandes en pasos más pequeños: ¿Cuál es la primera cosa que usted necesita hacer? Cuanto más simple es el paso, más fácil y más probable será hacerlo.

Si usted está suspendiendo constantemente una tarea, la próxima vez hágala y descárguela. Sin embargo, a veces la dilación puede ser la cosa correcta a hacer. Puede ser que la suspenda porque no tiene bastante información.

Finalmente, ¿cuantas veces trabaja mientras toma algo, sin tomarse un tiempo para ello? Haga una interrupción por algunos minutos. Podrá retomar la tarea más fresco y con mejor concentración. Si puede, consiga cierto aire fresco en la hora de comer. Usted necesita relajarse de vez en cuando, tanto como necesita conseguir el trabajo hecho. Organice su tiempo y maneje sus horas. Meta el trabajo en sus horas y no las horas en su trabajo.

Tome el control si quiere ser más productivo.

 

Por: Alberto Aguelo

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