Ya estamos terminando nuestro seminario de Administración, en esta ocasión les presento la penultima parte. Recordarán ustedes en lo números anteriores vimos algunos puntos para llevar a cabo una adecuada administración, nos faltó comentar el último punto que es PROPORCIONAR INFORMACION CONDENSADA DE CADA UNA DE LAS ÁREAS para la toma de decisiones. Además incluyo algunos consejos para practicar una eficaz y eficiente administración:

f) PROPORCIONAR INFORMACIÓN CONDENSADA DE CADA UNA DE LAS ÁREAS FUNCIONALES PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES.

Se debe emitir en forma simplificada, información de relevancia por parte de los responsables de cada área y proporcionársela semanal, quincenal o mensualmente a la Gerencia General o al responsable del negocio, para que se apoye de ella en la toma de decisiones, en la realización de planes y estrategias encaminadas a un crecimiento más sólido y constante que lo encausen a lograr los objetivos y metas predeterminadas, como por ejemplo:

o Información que le permita conocer la situación financiera del negocio.
o Cuanto cuesta cada uno de los productos.
o Cuales son los más demandados.
o Que nivel de ingresos le genera cada uno de ellos.
o La cantidad de recursos monetarios que se requieren para sufragar gastos, necesidades de material, de recursos humanos, etc.

Es recomendable realizar cuando menos cada mes juntas de trabajo orientadas a cotejar los resultados estimados contra los reales y en su momento realizar las adecuaciones pertinentes.

De ser necesario se deberá conjuntar un grupo de trabajo para la toma de decisiones, sin perder de vista su oportunidad, constituido por 2 o más colaboradores y el dirigente, en el que se analicen y discutan las decisiones sin restricciones jerárquicas, creando un clima de confianza, de plena libertad para discutir o cuestionar con sinceridad los temas a tratar.

Esto los motiva e involucra en los problemas y sus soluciones, tienen metas en común, se eliminan conflictos internos, se crea un buen clima laboral, vínculos de confianza y se eleva la productividad.

CONSEJOS PARA PRACTICAR UNA EFICIENTE Y EFICAZ ADMINISTRACIÓN

La labor de un empresario o administrador depende de las decisiones que tome constantemente a todo lo largo del proceso administrativo, por lo tanto, es necesario:
1. Nunca olvidar los objetivos de la empresa y encausar todas las actividades al logro de sus propósitos.

Esto le permitirá tener un apoyo en la aplicación del proceso administrativo.

o En la planeación: Para prever los trabajadores y materiales necesarios.
o En la organización: Para aprovechar de mejor manera los recursos disponibles.
o En la dirección: Para mantener motivado al personal, integrarlo a la empresa y lograr su mayor productividad.
o En el control: Para identificar que controlar y cuando y especificar criterios adecuados de control.

También en cada una de sus áreas funcionales.

o En ventas: Para tomar decisiones sobre el producto, sobre los canales de distribución y ventas.
o En producción: Para resolver problemas y atender necesidades oportunamente.
o En personal: Para atender necesidades de capacitación y satisfacer sus requerimientos de personal.
o En finanzas: Para obtener oportunamente efectivo y hacer un mejor uso del mismo.

2. Observe, analice, estudie diferentes maneras de lograr sus objetivos o propósitos y determine cual es la mas idónea.

El realizar formas diferentes para lograr sus propósitos conduce a grandes beneficios, mismos que orientan el cambio pudiendo lograr:

o En la Planeación: La identificación de oportunidades de desarrollo, ampliación e ventas y la variedad de artículos o servicios que se oferten.
o En la Organización: Se optimizan o reducen costos y se ahorran tiempos.
o En la Dirección: Incentiva o estimula al personal y se delegan responsabilidades.
o En el Control: Se presenta una combinación de control y capacitación y se reducen los costos.

También en las áreas funcionales se presentan beneficios tales como:

o En las ventas: Atención tanto a las peticiones como a las quejas del cliente.
o En la producción: Se presenta una combinación de producción y capacitación, se reducen costos, se mejora calidad tanto del producto terminado como de los insumos requeridos.
o En personal: Se incita o estimula al factor humano a participar en actividades de la empresa, se atienden sus sugerencias para mejorar cualquier procedimiento.
o En finanzas: Se respalda formalmente los requerimientos de recursos y se mejora su uso y aprovechamiento.

3. Estar alerta constantemente a los cambios.

Si es una empresa pequeña es mas fácil adaptarse a los cambios, la gran mayoría de las innovaciones en el mercado son provocados por ellas, gracias a que tienen un contacto mas directos con sus clientes, quien al final de cuenta son los que determinan que modificar o que lanzar al mercado, no obstante las grandes empresas posteriormente generalizan esas innovaciones, sin embargo, todo cambio no deja de ser una gran oportunidad.

4. Optimice y controle su tiempo.

Esto no se puede lograr si no se esta consciente que el principal recurso del empresario es el tiempo, por lo tanto, es de suma importancia aprender a delegar, dado que no se pueden atender todos los detalles por una sola persona, también es conveniente postergar lo menos necesario y realizar de inmediato las actividades prioritarias.

Que debemos hacer para controlar el tiempo?

Es necesario identificar:

o Lo que no debe de hacerse y eliminarlo.
o Actividades que pueden ser realizadas por otra persona, evitando que el principal realice las cosas menos importantes.
o Los tiempos muertos que generan la carencia de recursos materiales o financieros, la mala organización y la falta de información.
o Las necesidades de capacitación.
o La carencia de registro de información importante y de comunicaciones oportunas.

5. Norme, reglamente, coordine y sistematice sus actividades.

El controlar y llevar un registro de sus actividades, no implica hacer a un lado la intuición y la imaginación, mas bien, a estas solo se les hará un llamado cuando se requiera de tomar decisiones difíciles y desafiantes, evitando ser usadas en actividades rutinarias e intrascendentes.

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