Cuarta parte

Hola a todos, estamos nuevamente continuando con nuestro seminario de administración, entramos ya la parte interesante, como debemos administrar, un aspecto básico es conocer las áreas funcionales de toda empresa, he aqui:


¿COMO SE ADMINISTRA?

1.- QUE SON LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA, ORGANIZACIÓN O NEGOCIO?

Son la agrupación de actividades conforme a sus características de operación, se clasifican en:
Ø      Ventas.
Ø      Producción.
Ø      Personal.
Ø      Finanzas.

2.- QUE HACER PARA LLEVAR UNA ADECUADA ADMINISTRACIÓN?

La experiencia que hemos obtenido a lo largo de nuestro desempeño como consultores, nos ha permitido observar cuales son las actividades que se realizan en una administración formal y cuales en una informal, de tal suerte que ya nos es posible identificarlas, amén de concluir que la primera es la más recomendable practicar, puesto que es la que viste mejor a las empresas para enfrentar a la competencia y motivar su crecimiento.
Para llevar acabo una administración con eficiencia y eficacia se requiere de:
a)     Definir objetivos, metas y políticas generales.
b)    Definir que se hace (programas) o se debe de hacer en cada una de las áreas funcionales y como hacerlo (procedimientos).
c)     Establecer objetivos, metas y políticas por cada área funcional, encaminadas a cumplir con los propósitos generales de la empresa.
d)    Aplicar el ciclo administrativo en cada una de las áreas funcionales.
e)     Proporcionar información condensada de cada una de las áreas funcionales para apoyar la toma de decisiones.
 Exploremos cada uno de los incisos anteriores, el primero es:
a).- DEFINIR OBJETIVOS, METAS Y POLÍTICAS GENERALES

      OBJETIVOS: Son los fines hacia los cuales se dirige la empresa, negocio u organización, su característica principal es que deben ser cuantificables, se clasifican en :

 

o       Individuales: De una persona. ( Participar con el 30 % de las ventas totales de la empresa) 
o       Colectivos: De un grupo de personas. ( Incrementar las ventas de la empresa en un 50% respecto al año anterior)
o       Básicos: son fundamentales e inalterables. ( Lograr ventas mínimas de un 15% por encima del  punto de equilibrio de la empresa )
o       Secundarios: No interfieren en los básicos. ( Reducir en un 5% la rotación de personal )
o       Colaterales: Coadyuvan al logro de los básicos. ( Mantener mínimo 10 rutas de venta )
o       Particulares: De una unidad productiva.( La fuerza de ventas no será inferior a 5 vendedores )
o       Generales: De la empresa. ( Crecer en un 15% en utilidades respecto al año anterior )
o       Inmediatos: Hasta tres meses. ( Reducir los costos de venta en un 5% )
o       Mediatos o a mediano plazo: De uno a tres años. ( Cubrir el 75% del mercado local )
o       Largo plazo: De uno a cinco años. ( Incrementar la capacidad instalada en un 50% respecto al año anterior )
o       Remotos: Más de cinco años. ( Abrir 1 sucursal en cada estado del país )
o       De servicio: Consigue la satisfacción de necesidades. ( Elevar en un 20% el nivel académico de los empleados )
o       Sociales: Logran en la comunidad un fin. ( Generar 15 empleos anuales)
o       Económicos: Permiten la obtención de una utilidad. ( Optimizar en un 30% los costos y gastos de la empresa )
RECOMENDACIONES PARA ESTABLECER OBJETIVOS
El seguimiento que se realiza a las empresas en el plan de trabajo establecido en la consultoría practicada a nuestros clientes, nos ha permitido observar que uno de los problemas que tienen los dirigentes o dueños, es el establecimiento adecuado de objetivos.

También esas experiencias nos ha permitido analizar cuales de las recomendaciones emitidas por los consultores han dado mejores resultados.

En ese sentido, a continuación enlistamos una serie de recomendaciones, que de acuerdo a  nuestra experiencia, deben considerarse para el establecimiento e implementación de objetivos: 
Ø      Evitar confundirlos con los medios para alcanzarlos.
Ø      Definirlos en base a opiniones diversas principalmente de personas cuyos puntos de vista representen ángulos distintos y complementarios.
Ø      Establecerlos por escrito, sobre todo en los casos de mayor importancia.
Ø      Definir el que, el como, el quien, el cuando y el porque para establecer objetivos.
Ø      Deben ser perfectamente conocidos y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlos.

 

      METAS: Son las acciones o tareas que se alcanzan en un tiempo especifico en la consecución de los objetivos.

Son el resultado final que se fija, que requiere un campo de acción definido y que sugiere la orientación que debe darse a los esfuerzos dirigidos.
Su característica principal, es que determinan en tiempo la consecución de los objetivos.
Ejemplo:
Objetivo: Incrementar  ventas en un 10% a partir del mes de julio del 2010
Meta: Mensual
ACCIONES O TAREAS
METAS
Contratar a un gerente del área
1 mes (mayo)
Contratar 5 vendedores
2 meses ( mayo-junio)
Establecer  y distribuir rutas de venta por vendedor
3 meses ( mayo- junio)

 

 

 

      POLÍTICAS: Son los cursos generales que orientan la acción para la consecución de los objetivos, es decir, son guías y cursos de acción que sirven para formular e interpretar los objetivos, a través de ellas se emiten decisiones que deben de emprenderse para alcanzar los objetivos.

LAS POLÍTICAS DEBEN SER:
·         Claras y precisas para que sean comprendidas por todos los integrantes de la organización.
·         Susceptibles de ponerse en practica en forma de procedimientos, de conformidad con las practicas y peculiaridades de cada división o departamento de la compañía.
·         Flexibles con alto grado de permanencia.
·         Amplias que cubran condiciones que puedan anticiparse pero sin tratar de abarcar todas las circunstancia posibles, evitando que sean confusas y sin sentido.
·         Compartibles con el interés de la comunidad, deben reconocer principios económicos y estar de acuerdo con las leyes respectivas.
·         Aplicadas oralmente y revisadas periódicamente.
Ejemplos:
1.- Se realizarán ventas a crédito y de contado de la siguiente manera:
Crédito.-  Solo a personas físicas o morales que aprueben el análisis de viabilidad, que estén al corriente con sus pagos y hayan realizado cuando menos 3 compras.
Contado:- Se le venderá a toda persona física y moral que requiera de nuestros productos, siempre y cuando sus necesidades requeridas no interrumpan el abasto a nuestra cartera de clientes.
2.- El otorgamiento de descuentos solo aplicará en los siguientes casos:
a).- Descuento de un 10% sobre el precio de lista a clientes que cubran con 5 días de anticipación a su vencimiento, el pago de lo facturado.
b).-  Descuento de un 20% a clientes que adquieran productos defectuosos.

 

 

CONCLUSIÓN: Los objetivos fijan las metas y las políticas dan las normas genéricas para alcanzar los objetivos.

 

 

 

Bueno, hasta aquí le dejamos, de tarea te encargo que hagas tus metas y objetivos, politicas. Cualquier duda pues ya saben aqui para ayudarlos, en el próximo numero seguimos con el inciso B, que trata de la programación y procedimientos en la administración. Suerte y adelante con tu proyecto.

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