balance-pyme Les presentamos un pequeño recordatorio sobre aspectos que no deben pasar por alto en materia de Contabilidad Electrónica, ya terminando este mes de julio para preparar la información que se debe presentar en el SAT:

FUNDAMENTO LEGAL

Artículo  28 del CFF.-  Las  personas  que de acuerdo con  las  disposiciones  fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones    de   carácter    general   que   emita   el   Servicio   de Administración   Tributaria.   La  documentación   comprobatoria   de  dichos registros   o   asientos  deberá  estar  disponible   en  el   domicilio   fiscal   del contribuyente.

IV.  Ingresarán  de forma mensual su información contable a través de la página  de  Internet   del  Servicio  de  Administración   Tributaria,  de conformidad con  reglas  de carácter  general que se  emitan para  tal efecto.

El nuevo  artículo 33 del RCFF establece que  documentos e información integran contabilidad, entre  los nuevos elementos que se encuentran son los siguientes:

  • Avisos al RFC y su documentación  soporte
  • Estados de  cuenta bancarios,  inversiones  y  tarjetas  de  crédito,  debito,    y  de monederos electrónicos (de despensa y gasolina)
  • Documentación relacionada con la contratación de personal
  • Documentación relativa a importaciones y exportaciones

El RCFF Requisitos de los registros contables:

  • Ser  analíticos  y registrarse a mas tardar  dentro  de  los cinco  días siguientes a la celebración de la operación.
  • Deben  permitir   la   identificación   de   cada   operación  e   identificarlo   con   el comprobante fiscal o documentación  comprobatoria, y que  permita  identificar la forma  de  pago, las contribuciones causadas, incluyendo aquellas  por las que  no se deba pagar alguna(s) contribución(es).
  • Permita   identificar    la    inversión    realizada    identificando    la    documentación comprobatoria,  que  permita   identificar  la  fecha de   adquisición,  descripción  y MOI,  el   porcentaje e importe  de   su  deducción  anual ,  así   como  la  fecha de inicio  de  su deducción
  • Formular estado de posición  financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos,  así como  la balanza de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados
  • Plasmarse  en idioma  español  y  en M.N.,  en el  caso de comprobantes fiscales   o  de  los   datos  y  documentación   que  integra   la   contabilidad deberán estar en idioma español
  • En caso de operaciones en Moneda Extranjera deberán señalar el Tipo de Cambio utilizado
  • En caso de tener sucursales o establecimientos, establecer por centros de costo  e identificar las operaciones a cada sucursal o establecimiento
  • Los registros de inventarios deberán permitir: Identificar cada unidad, tipo de mercancía, producto en proceso e identificar la fecha de adquisición o enajenación y Método de valuación y fecha de inicio de utilización

Asimismo los registros contables deberán señalar lo siguiente:

  • Fecha de realización de la operación
  • Acto o actividad
  • Descripción o concepto
  • Cantidad o unidad de medida en su caso
  • Forma de pago de la operación especificado si fue de contado, crédito, a plazos o en parcialidades.
  • Medio de pago o de extinción de las obligaciones, según corresponda.
  • En operaciones a crédito, plazo o parcialidades, por cada pago o  abono  que  se  reciba  o  realice  se  incluya  el  anticipo  o enganche según corresponda.
  • Adicional  se deberá registrar  el  monto  del  pago, precisando si es en efectivo, transferencia, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta, monedero u otro medio

RCFF Art. 34 Conservación de la contabilidad 

El  contribuyente  deberá conservar y almacenar  como  parte integrante  de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de la autoridad el equipo y personal necesarios para auxiliarles cuando se ejerzan facultades de comprobación

El  contribuyente  que se encuentre en suspensión de actividades  deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado

Y la miscelánea (RMF) dice:

  • La  regla  I.2.8.6  señala  que el  sistema contable  de los  obligados  a llevar contabilidad  deben tener la capacidad  de generar archivos en formato XML, que contengan la siguiente información:
  • Catálogo  de cuentas, mismo  que debe contar con  “código  agrupador”  de cuentas del SAT (éstos códigos se encuentran en el anexo 24 de la RMF)
  • Balanza  de comprobación que incluya:  saldos  iniciales,  movimientos  del periodo   y  saldos   finales.   Debe  incluir   cuentas  de  orden.  Se  deberá identificar también impuestos  trasladados  efectivamente cobrados  y los  impuestos  acreditable efectivamente pagados,  tasas  y actos que no causen impuestos. En la balanza de cierre del ejercicio, incluir ajustes fiscales. Todo conforme al anexo 24 apartado C de la RMF.
  • Pólizas generadas a detalle, esto es: por transacción, cuenta, subcuenta y partida.  En   cada  póliza debe  ser  posible  distinguir los  CFDI  que soporten la operación, así como las tasas de impuestos y actividades por  las que no  se pague impuesto. Todo  conforme al anexo 24 apartado D de la RMF

La regla  I.2.8.7  señala  que la  información  se debe de enviar  a través del Buzón Tributario, conforme a lo siguiente:

El catálogo de cuentas se enviará por única vez (durante el primer envío), salvo que se modifique el catálogo, en cuyo caso se enviará nuevamente.

En el caso de la balanza de comprobación, se deberá enviar conforme a lo siguiente:

1.   Personas Físicas: día  27 del mes inmediato posterior ( a partir de 2015)

2.   Personas Morales: día 25 del mes inmediato posterior

En el caso de la información del cierre del ejercicio (por ajustes con efectos fiscales), se deberá enviar conforme a lo siguiente:

1.   Personas   Físicas:  día   22   de  Mayo del   ejercicio   inmediato posterior

2.   Personas   Morales:   día   20   de  Abril  del   ejercicio   inmediato posterior

OJO: En caso de que los archivos contengan errores el SAT dará aviso vía Buzón Tributario. Se tendrán 3 días hábiles para enviarlos de nuevo o se tendrán por no presentados.

En caso de modificación de la información, se podrá enviar nuevamente dentro de los 3 días hábiles posteriores a su modificación.

En cuanto a las pólizas, la regla I.2.8.8 señala que se deberán entregar cuando se ejerzan facultades de comprobación, o cuando con motivo de devoluciones o compensaciones sean solicitadas. Así mismo, se deben entregar los acuses de recibo del envío de la balanza y del catálogo de cuentas (aplicable desde la información de Julio 2014 en devoluciones y compensaciones).

Para el caso de compensaciones, se deberá entregar el archivo XML con la información de las pólizas tanto del mes en el cual se compensa, como del mes donde se origina el saldo a favor (esto último sólo aplica de Julio 2014 en adelante).

RMF (Décimo tercero transitorio):

JULIO                                                  EN OCTUBRE 2014

AGOSTO                                              EN NOVIEMBRE 2014

SEPTIEMBRE Y OCTUBRE                       EN DICIEMBRE 2014

NOVIEMBRE Y DICIEMBRE                      EN ENERO 2015

 

  • El catálogo de cuentas debe ser enviado en el mes de Octubre 2014.
  • Tratándose de la información con respecto de las pólizas, con motivo de devoluciones y compensaciones, se enviará la información de acuerdo a la tabla anterior (plazos).
  • Tratándose de la información con respecto de las pólizas, con motivo de facultades de comprobación, sólo se solicitarán a partir de 2015.

 

RECOMENDACIONES:

  1. Depuración de  cuentas antes del envío  de  la balanza de  Julio de  2014  (cuya fecha  límite es en Octubre de 2014)
  2. Recabar toda la información relativa a los CFDI y documentación soporte, a fin de poder  relacionarlos debidamente en la contabilidad
  3. Asegurar que  el ERP  (sistema contable de  la compañía), tenga la capacidad para  generar la información en formato XML
  4. Prestar especial atención al anexo 24 del SAT respecto de los requerimientos informáticos necesarios
  5. Tener  la contabilidad disponible en  el domicilio fiscal, no obstante el envío  de la misma al SAT, ya que sigue  vigente  esta obligación

 

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